Gestion électronique des documents

La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.
Il existe 4 étapes majeures dans la GED :
L'acquisition des documents
Le classement des documents
Le stockage des documents
La diffusion des documents

Les Enjeux

GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif). Une petite, moyenne ou grande organisation qui n'envisagerait la GED que sous l'angle logiciel risquerait de connaître une perte financière énorme. C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit « seul » qui ne sert que de « support » à cette méthode. Pour être correctement appliqué et efficace, toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget « prestation d'accompagnement et de mise en œuvre » en rapport avec l’investissement logiciel…
Bien qu'encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité de l'ordre de 3 à 5% (du Chiffre d'affaire). La ruée vers la GED découle du coût de la composante (traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...) dite « papier » dans une entreprise.

Quel avenir pour l'archivage numérique ?


La numérisation des documents peut résoudre bon nombre de problèmes d'archivage à moyen terme. Le stockage sur disque est nettement moins gourmand en espace que les rayonnages d'archives, et il peut être effectué sur les serveurs d'un prestataire extérieur. Le classement des archives définitives, la consultation et la réutilisation des archives dites " courantes " via une solution de GED permettent de réduire très sensiblement les temps et les coûts de travail. Avec une inconnue toutefois : les données sauvegardées seront-elles "lisibles" dans une trentaine d'années ? Alors que l'offre de solutions et supports de stockage évoluent chaque année, que les formats de lecture peine à se standardiser, sommes-nous certain que la lisibilité des données sera effective dans une trentaine d'années ? Nous manquons assurément de recul pour le confirmer... ou l'infirmer. Là aussi, il faut trouver des solutions intègrant la notion de " développement durable " afin de sauvegarder efficacement la mémoire de l'entreprise.